Les charges locatives : comment les répartir entre bailleur et locataire ?

Savoir différencier les charges locatives : une étape clé de la gestion immobilière

Pour tout propriétaire ou locataire, la question de la gestion des charges représente un point central du contrat de location. Loin d’être anecdotique, cette répartition structure la relation entre les parties et conditionne la bonne entente sur la durée du bail. Mais qu’entend-on précisément par charges récupérables, comment les répartir loyalement, et quelles astuces pour éviter les conflits ou les litiges ? Suivez notre dossier pratique pour tout comprendre à la répartition des charges locatives, références légales à l’appui.

Définition et grands principes des charges locatives

Les charges locatives, souvent appelées « charges récupérables », désignent les dépenses engagées initialement par le propriétaire, mais que la loi autorise à refacturer au locataire. Celles-ci concernent principalement des services ou consommations attachées à l’usage du logement ou des parties communes de l’immeuble.
La liste officielle des charges récupérables est fixée par le décret du 26 août 1987, applicable à la location d’habitation (loi du 6 juillet 1989). Tout ce qui n’y figure pas reste à la charge exclusive du bailleur : impossible pour lui d’inventer une part à refacturer en dehors de ce cadre.

Exemples typiques de charges récupérables

Frais d’électricité et d’entretien des parties communes (hall, ascenseur, éclairage…)
Provisions d’eau froide ou chaude collective, d’énergie pour le chauffage collectif
Ordures ménagères, entretien des espaces verts accessibles à tous
Produits d’entretien, coût du nettoyage des parties communes
Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), si mentionnée
Contrats d’entretien pour certains équipements (ascenseur, chaudière collective)

Ce qui demeure à la charge du bailleur

Gros travaux d’entretien ou de rénovation sur le bâtiment
Remplacement ou rénovation des équipements collectifs (ascenseur, toiture, etc.)
La taxe foncière et toute charge non expressément récupérable

Comment organiser la répartition : forfait, provisions, ou charges réelles ?

La méthode de répartition dépend du type de location (meublé ou vide), du statut du bail et de l’accord contractuel. Cela doit être indiqué précisément dans le bail signé entre les parties.

Le système des provisions avec régularisation annuelle

C’est la formule la plus courante dans la location nue, et très répandue en copropriété. Le bail prévoit chaque mois une provision : le locataire verse un montant évalué sur la base du budget de l’année écoulée. Chaque année, une régularisation intervient après la clôture des comptes réels. L’excédent est reversé au locataire, ou le solde demandé s’il y a un manque.

Les étapes d’une régularisation transparente

Le bailleur collecte l’ensemble des factures et dépenses réelles liées au logement loué
Il compare ces chiffres à la somme des provisions déjà payées par le locataire
La régularisation précise la différence, justificatifs à l’appui
Le locataire dispose d’un délai de 6 mois pour réclamer les documents, voire contester, avant que la régularisation ne devienne définitive

Le forfait de charges en location meublée

Pour les locations meublées (bail d’habitation classique ou bail mobilité), le bailleur peut opter pour un forfait mensuel global, non régularisable (sauf clause expresse). Il doit rester « raisonnable » et correspondre à l’usage réel — si le forfait est manifestement abusif, il peut être contesté.

Répartition entre locataire et bailleur : règles détaillées et points de vigilance

La question de qui paie quoi ne se limite pas à un tableau préétabli. Il existe des subtilités, notions d’usure normale, spécificité du bien, ou encore particularités de la copropriété. Voici les principaux postes de charges et leur répartition selon la réglementation.

Eau, gaz, électricité : qui prend en charge ?

Compteurs individuels : le locataire paie directement ses consommations, sans passer par le bailleur.
Compteurs collectifs : le bailleur facture sa part dans les charges récupérables (notamment si chauffage collectif ou eau chaude centralisée).
Abonnement au service : Pour les services collectifs, l’abonnement (hors pose ou renouvellement) fait partie des charges récupérables.

Entretien courant et réparations locatives

Le locataire prend en charge tout ce qui relève de l’entretien courant : nettoyage, menus travaux définis par le décret de 1987.
Exemple : changer une ampoule, remplacer un joint, détartrer un robinet, ou réaliser un entretien de chaudière prévu dans le bail.
Le bailleur reste responsable des réparations importantes, ou du renouvellement des équipements obsolètes (chauffe-eau, vitrages…).

Ascenseur, espaces verts et équipements collectifs

Le locataire paie une part des dépenses liées à l’entretien, au nettoyage, à l’énergie et aux petites réparations.
La remise à neuf ou le remplacement de l’installation relève de la charge propriétaire.

Taxes récupérables

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) est la seule taxe locale que le bailleur peut demander au locataire, à condition de le justifier (par la taxe foncière ou appel de charges).
À l’inverse, la taxe foncière, la taxe de balayage, ou la taxe d’assainissement restent à la charge du propriétaire.

Propriétaires : comment éviter les litiges sur les charges ?

Pour qu’une régularisation ne tourne pas au bras de fer, la clé est la transparence. Voici les réflexes à adopter :

Joindre systématiquement les justificatifs lors de la régularisation annuelle (factures, appel de charges de copropriété, ventilation des coûts…)
Prévoir dans le bail la liste détaillée des charges récupérables retenues : cela évite toute interprétation ambiguë
En cas de bail meublé avec forfait, fixer un montant en phase avec l’usage. Refaire le point en cas d’augmentation substantielle des consommations
Être réactif en cas de questions du locataire et conserver tous les relevés pendant 3 ans, délai légal de contestation

Locataires : droits, recours et précautions à prendre

Le locataire dispose de moyens pour contrôler la bonne application des charges :

Exiger à tout moment les factures sur lesquelles est fondée la régularisation
En cas de doute, saisir la Commission Départementale de Conciliation (CDC), ou le juge du tribunal judiciaire
Comparer chaque année le montant des charges avec l’exercice précédent pour repérer une hausse anormale ou non justifiée
Refuser légitimement une demande portant sur des charges illégitimes (travaux non récupérables, taxe exceptionnelle, etc.)

Charges locatives en copropriété : spécificités à connaître

Le cas des immeubles en copropriété ajoute une couche de complexité. L’appel de charges du syndic ventile plusieurs postes, dont certaines fractions sont récupérables auprès du locataire. Il appartient au bailleur de faire le tri : tous les frais de syndic, assurances de l’immeuble, honoraires, ou travaux de ravalement ne sont pas refacturables.
Des annexes obligatoires (présentation des charges, décomptes individuels) doivent être remises lors de la régularisation, notamment dans les grandes copropriétés ou si la surface dépasse 200 m².

FAQ pratique sur la gestion des charges locatives

Puis-je facturer les charges d’ascenseur à mon locataire si l’appartement est au rez-de-chaussée ?

Non, seuls les étages desservis peuvent se voir imputer cette part, sauf si la convention de la copropriété prévoit une exception.

Commet faire si le montant réel dépasse largement la provision ?

Le bailleur peut réclamer la différence lors de la régularisation, avec justificatifs. En cas d’explosion anormale, il est conseillé d’analyser la cause avec le locataire : fuite d’eau, défaut d’entretien, etc.

Comment réduire les litiges à l’entrée sur la question des charges ?

Fournissez au locataire le détail du dernier relevé de charges, précision la ventilation et, si possible, une estimation personnalisée basée sur l’occupation réelle du logement.

Bonnes pratiques à retenir pour une gestion simple et loyale

Formalisez dans le bail la nature des charges et leur méthode de calcul
Conservez et transmettez à chaque régularisation tous les justificatifs nécessaires
Réalisez des états des lieux précis et des relevés de compteurs lors des entrées et sorties
Restez ouvert au dialogue, la meilleure prévention des conflits
Anticipez les régularisations chaque année, sans laisser les soldes s’accumuler

Pour aller plus loin et accéder à des modèles de baux, des tableaux de suivi, ou des benchmarks des charges par type de logement et ville, consultez notre plateforme immo-pratique.fr. Nous y décryptons chaque nouveauté réglementaire et proposons des fiches pratiques pour bailleurs et locataires, étape par étape, afin que la gestion des charges redevienne un sujet de confiance, et non de tension, dans votre projet immobilier.